إدخال مفهوم الملكية في المراسلات

للتأكد من متابعة جميع المراسلات بالطريقة الصحيحة ، تم إدخال مفهوم ملكية المراسلات ؛ عند إنشاء المراسلات ، سيتم تحديد المالك تلقائيًا بواسطة النظام

تمكين قوي للمواعيد النهائية والتذكيرات المرتبطة بها في كل من المراسلات والإجراءات

نعتقد أن أدوات التذكير للمديرين والمستخدمين هي واحدة من أهم الأدوات التي أتاحت لنا تقنيات الكمبيوتر من خلال خبرتنا في أنظمة المراسلات وسير العمل. يمكن تعريف المراسلات على أنها مجموعة من الإجراءات الفردية (IAs) التي تمر بها المراسلات قبل اعتبارها محفوظة ومنافسة. للمساعدة في توضيح المفاهيم الواردة في هذا المستند ، أنشأنا الرسم البياني أدناه الذي يوضح حالة المراسلات التي يملكها شخص واحد (على سبيل المثال: خالد العلي) مرت هذه المراسلات بأربعة إجراءات (متتالية) قبل أن يتم إغلاقها بنجاح. قمنا بتسمية كل إجراء فردي "IA-1" إلى "IA 4" على التوالي. لكل منها مالك مختلف ، وموعدها النهائي ومجموعة التذكيرات ، كما هو موضح أدناه:

لتتبع الإجراءات الفردية للمراسلات والتحكم فيها ، يتم تعيين المواعيد النهائية على مستوى المراسلات وكذلك مستوى IA.

تعكس المواعيد النهائية على مستوى المراسلات الحد الأقصى للوقت المسموح به لإنهاء جميع الإجراءات المرتبطة بالمراسلات قبل اعتبارها "متأخرة" ، ويمكن اعتبار أي إجراء بشأن المراسلات متأخرًا من تلقاء نفسه ، حيث أن كل إجراء له موعد نهائي مرتبط به.

وفد

berry® يسهل عملية التفويض ؛ يتيح ذلك للفرد تعيين العمل المتعلق بإدارة معينة إلى فرد آخر أو ببساطة تعيين كل أعماله إلى فرد آخر لفترة من الوقت أثناء إجازة الغياب.

صيغة ذكية ومتغيرة لأوقات إرسال رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة 

بينما تقوم الأنظمة المنافسة الأخرى فقط بإرسال إشعارات تستند إلى قواعد صارمة باستخدام البريد الإلكتروني ، فإن نظامنا يرسل رسائل بريد إلكتروني ورسائل قصيرة أكثر مرونة إلى مالك المراسلات وجميع الأطراف المعنية وإبلاغهم بتجاوز الموعد النهائي ، تعمل هذه الإخطارات أيضًا بالتوازي مع الجدول الزمني المسموح به لإنهاء المهمة ، يرجى الرجوع إلى الجدول التالي لمزيد من التفاصيل.

سيمكن ذلك المالك من إرسال المراسلات إلى مستخدم آخر أو تمديد الموعد النهائي للمراسلات بناءً على ما يراه مناسبًا

 

مدة المهمة

تذكير تلقائي
(المراسلات والإجراءات)

المراسلات المتأخرة
وإعدادات الإجراءات

البريد الإلكتروني / الرسائل القصيرة

البريد الإلكتروني / الرسائل القصيرة

أكثر من 8 أسابيع

3 أسابيع قبل الموعد النهائي

بعد يوم واحد

8 weeks or less

2 أسبوعين قبل الموعد النهائي

3 أسبوعًا أو أقل

1 أسبوعين قبل الموعد النهائي

2 أسبوعًا أو أقل

1 أسبوعين قبل الموعد النهائي

1 أسبوعًا أو أقل

3 أيام قبل الموعد النهائي

3 أيام أو أقل

2 أيام قبل الموعد النهائي

2 أيام

1أيام قبل الموعد النهائي

يوم واحد أو أقل

نفس اليوم *

بالإضافة إلى إدخال تسلسل تصعيد لحالات التأخير التي تتوافق مع أفضل الممارسات في المراسلات وأنظمة سير العمل المعروفة